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Ab Version 6.4 möglich

PowerPoint-Datei generieren ohne Mapping

Sie können Abfragen, Projektpläne und benutzerdefinierte Eigenschaften in eine PowerPoint-Datei generieren.

PowerPoint-Datei vorbereiten

Damit Projektinhalte in eine PowerPoint-Datei generiert werden, benötigen Sie eine Datei mit den entsprechenden Textmarken. Dabei werden Textmarken vom Typ Text, Bild und Tabelle unterstützt.

  • Öffnen Sie eine PowerPoint-Datei.
  • Wechseln Sie in die Registerkarte Einfügen und klicken dort auf Bilder, Textfeld oder Tabelle – abhängig davon, was im Dokument dargestellt werden soll.

Eigenschaften definieren

Über ein Textfeld werden allgemeine und benutzerdefinierte Eigenschaften in das Dokument generiert. Eigenschaften werden in eckigen Klammern angegeben.

Mögliche Eigenschaften

Projekteigenschaften

Projektname – {[Name]}
Kurzkennzeichen des Projektes – {[ShortName]}
Projektbeschreibung – {[Note]}
Stereotype des Projektes – {[ProjectKind]}
Projektstatus – {[ProjectStatus]}

Benutzerdefinierte Eigenschaften

Wenn Stereotypen benutzerdefinierte Eigenschaften besitzen, können diese ebenfalls in ein Textfeld generiert werden. Geben Sie den Namen der Eigenschaft in einer eckigen Klammer an. 

 

  1. Wählen Sie aus der Menüleiste Textfeld und platzieren es im Dokument an die gewünschte Stelle.
  2. Benennen Sie die Felder und formatieren Sie sie.
  1. Markieren Sie das Textfeld, klicken in der Menüleiste auf Format und dann auf Auswahlbereich. Rechts öffnet sich der Auswahlbereich, über den Sie zu den PowerPoint-Elementen die gewünschten Textmarken angeben.
  1. Doppelklicken Sie ein Textfeld und tragen in geschweiften und eckigen Klammern den Namen der Eigenschaft ein. (Weiter unten finden Sie eine Liste möglicher Textmarken, die Sie verwenden können.)
  1. Wiederholen Sie den Vorgang mit allen Textfeldern, die später generiert werden sollen. 
  2. Speichern Sie die Datei, wenn Sie mit dem Layout der Seite fertig sind.
Tipp
Wenn Textfelder bspw. eine bestimmte Größe haben sollen, können Sie es über das Kontextmenü formatieren.

Abfragen definieren

Abfragen werden über eine Tabelle in das Dokument generiert.

  1. Fügen Sie eine Tabelle in das Dokument ein, indem Sie in der Menüleiste Tabelle wählen.
  1. Tragen Sie in den Spalten der ersten Zeile die Spaltennamen der Abfrage ein. Die Spaltenüberschriften müssen identisch mit der Abfrage sein, da die Inhalte per Mapping in die Tabelle generiert werden. Die Reihenfolge der Spalten muss nicht eingehalten werden.
  1. Markieren Sie die Tabelle, rufen über die Menüleiste wieder den Auswahlbereich auf und geben über das Textfeld und in geschweiften Klammern den Pfad zur Abfrage ein.
Hinweis
Achten Sie bei der Eingabe des Pfades auf die korrekte Schreibweise. Für den Fall, dass beim Generieren trotz richtiger Schreibweise die Meldung kommt, dass die Abfrage nicht gefunden werden konnte, kontrollieren Sie in objectiF RPM, dass der Name der Abfrage am Ende kein Leerzeichen enthält.
  1. Speichern Sie das Dokument.

Anschließend können Sie das Dokument generieren.

Projektplan definieren

Sichten vom Typ Projektplan oder Aktivitätsplan können über Bilder in ein PowerPoint-Dokument generiert werden.

  1. Fügen Sie über die Menüleiste ein beliebiges Bild in das Dokument ein. Das Bild dient als Platzhalter und wird beim Generieren ausgetauscht.
  1. Ziehen Sie das Bild auf die gewünschte Größe.
  2. Markieren Sie das Bild und klicken in der Menüleiste auf Format, um den Auswahlbereich aufzurufen. 
  3. Doppelklicken Sie das Feld und tragen in geschweiften Klammern den Pfad zur Sicht ein.
Hinweis
Achten Sie bei der Eingabe des Pfades auf die korrekte Schreibweise. Für den Fall, dass beim Generieren trotz richtiger Schreibweise die Meldung kommt, dass die Sicht nicht gefunden werden konnte, kontrollieren Sie in objectiF RPM, dass der Name der Sicht am Ende kein Leerzeichen enthält.

In das Dokument soll nicht der gesamte Projektplan, sondern nur ein bestimmter Zeitraum, generiert werden.  

  1. Tragen Sie direkt hinter dem Namen des Projektplanes in eckigen Klammern das Start- und Enddatum ein.
  1. Speichern Sie das Dokument.

Anschließend können Sie die PowerPoint-Datei generieren.

PowerPoint-Datei ändern

Wenn Sie bereits eine oder mehrere PowerPoint-Dateien in einem Verzeichnis haben, können Sie diese nachträglich ändern oder erweitern.

  1. Markieren Sie die Datei, die geändert werden soll und rufen über das Kontextmenü der Datei den Befehl Bearbeiten auf.
    Der Befehl leiht das Dokument aus und öffnet es im Schreibmodus.
  2. Nehmen Sie Änderungen vor und speichern Sie es.
  3. Wählen Sie über das Kontextmenü der Datei den Befehl Zurückgeben, um die Änderungen zu übernehmen und es für andere Mitarbeiter wieder freizugeben.
  4. Klicken Sie im Folgedialog auf OK.
PowerPoint-Datei generieren
  • Ziehen Sie eine PowerPoint-Datei mit integrierten Textmarken in ein Verzeichnis.
  • Wählen Sie über das Kontextmenü den Befehl Inhalt generieren und öffnen.
PowerPoint-Datei aus mehreren Dateien generieren

Wenn Sie mehrere Seiten generieren möchten, müssen die Seiten nicht in einem Dokument vorbereitet werden, Sie können auch verschiedene einzelne PowerPoint-Dateien als ein Dokument zusammensetzen.

  1. Ziehen Sie die einzelnen PowerPoint-Dateien in ein Verzeichnis.
  2. Markieren Sie die „Haupt“-Datei und wählen über das Kontextmenü den Befehl PowerPoint Generierung konfigurieren.
  1. Im Folgedialog wählen Sie über die Plus-Schaltfläche die einzelnen Seiten hinzu und korrigieren ggf. über die blauen Pfeil-Schaltflächen die Reihenfolge der Seiten.
Tipp
Es ist möglich PowerPoint-Dateien auch aus anderen Projekten des Systems zu verwenden.
  1. Bestätigen Sie mit OK.