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Sicht „Aktivitäten mit Kosten“

In Sichten vom Typ Aktivitäten mit Kosten können Sie verschiedene Projektkosten, wie Personalkosten, Zusatzkosten oder Budgets einblenden und miteinander vergleichen. Sie können in der Sicht weitere Aktivitäten anlegen und diese bearbeiten.

Die Sicht öffnet sich:

  • über einen Doppelklick
  • über das Kontextmenü der Sicht mit dem Befehl Öffnen

Die Sicht
Hinweis
Die dargestellten Werte richten sich immer nach dem eingestellten Zeitraum und dem gewählten Intervall, so dass Sie immer wissen, wann Budgets verfügbar sind oder wann Zusatz- bzw. Personalkosten anfallen.

Im obereren Bereich finden Sie Einstellungsmöglichkeiten, um die Sicht auf einen bestimmten Zeitraum einzugrenzen.

Zeitraum von/ bis Hier geben Sie einen Zeitraum ein, der angezeigt werden soll.

Tipp
Wenn der ausgewählte Zeitraum nicht übernommen wird, ändern Sie die Zeitskala, indem Sie ein größeres Intervall wählen.

Zeitskala Hier wählen Sie ein Intervall. Das Intervall berechnet wie viele Spalten hinsichtlich des eingestellten Zeitraums angezeigt werden. Sie können wählen zwischen Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr und Gesamt.

Über diese Schaltflächen können Sie …

… abhängig vom eingestellten Zeitraum und der Skala zum vorherigen bzw. nächsten Zeitraum springen.
Setzt den Zeitraum auf das aktuelle Datum unter Berücksichtigung der eingestellten Skala. Der Zeitraum wird auf das aktuelle Datum angepasst.

Beispiel: Sie haben den Zeitraum 27.5.2019 bis 28.6.2019 und das Intervall Monat eingestellt. Mit diesen Einstellungen werden zwei Spalten (für jeden Monat eine Spalte) berechnet und mit den jeweiligen Kosten angezeigt.

Möchten Sie die Kosten genauer aufgeschlüsselt sehen, wählen Sie ein kleineres Intervall- zum Beispiel Woche.

Budget

Die Sicht bietet Ihnen zwei Budget-Varianten an: Budget und Budget AZR (Aktivitätszeitraum). Während die Kosten beim Budget gleichwertig auf die Arbeitstage verteilt werden, wird der Wert des Budgets AZR anteilig für den Aktivitätszeitraum ermittelt und anhand der Projektverfügbarkeit auf die Arbeitstage verteilt.

Die Projektverfügbarkeit entscheidet darüber, wie viel Budget ein Tag (im Verhältnis zu den restlichen) erhält. Voraussetzung dafür ist die Zuweisung von Mitarbeitern und das Angeben eines Stundenlohns.

Berechnung Budget (AZR) anhand eines Beispiels

Für den Zeitraum vom 1.5.2019 bis zum 31.7 2019 (66 Arbeitstage) steht ein Ihnen ein Budget von 100.000 € zur Verfügung.
Ihre Aktivität startet am 24.5.2019 und endet am 7.6.2019. Das sind 11 Arbeitstage.

In der Projektverfügbarkeit sind folgende Arbeitszeiten eingestellt: Montag bis Donnerstag 8 Stunden und am Freitag 4 Stunden.

Der Budgetwert eines Freitags ist mit 4 Stunden nur halb so hoch wie der anderer Arbeitstage mit 8 Stunden. Tage, für die Sie keine Verfügbarkeit angegeben, werden bei der Berechnung nicht beachtet.
Daraus kann für den Zeitraum von 11 Arbeitstagen folgender Stundenwert berechnet werden:

Daraus kann für den Zeitraum von 11 Arbeitstagen folgender Stundenwert berechnet werden: 8*8h (Mo bis Do) + 3 * 4h (Fr) = 76h

Von den 66 Arbeitstagen können jedoch nur 11 Arbeitstage auf das Budget zugreifen. Das heißt: 1/6 des Budgets steht Ihnen damit zur Verfügung.

100.000/6 = 1666,67

Wenn Sie jetzt in der Sicht die Spalte Budget (AZR) einblenden und die einzelnen Tage vergleichen, dann sehen Sie für den Wert:

Montag – Donnerstag:  8 / 76 * 16667,67 = 1754 €
Freitag: 4 / 76 * 16667,67 = 877,19 €

Budgets geben Sie pro Aktivität ein. Dabei ist es Ihnen überlassen, ob es ein Gesamt-Budget gibt oder ob die Aktivität auf mehrere Budgets zugreifen kann.

Berechnung

Budgets geben Sie über eine Aktivität in der Registerkarte Kosten ein.

Die Werte in den einzelnen Spalten werden wie folgt berechnet:

Budget-Plan = Summe der Budgets der Aktivität

Budget-Verteilt = Summe aller Budgets der direkten Kinder

Budget-Frei = Budget-Plan – Budget-Verteilt

Zusatzkosten

Zusatzkosten sind die Kosten, die einmalig oder regelmäßig anfallen können, wie z.B. Betriebs- oder Materialkosten. Bei der Berechnung der Zusatzkosten werden fixierte und nicht fixierte Aktivitäten beachtet.
Die eingetragenen Planwerte lassen sich den tatsächlich angefallenen Zusatzkosten gegenüberstellen.

Zusatzkosten geben Sie über eine Aktivität in der Registerkarte Kosten ein. Die Zusatzkostenarten definieren Sie in den Projekteigenschaften in der Registerkarte Kosten.

Berechnung

Die Werte in den einzelnen Spalten werden wie folgt berechnet:

Zusatzkosten-Plan = Summe aller geplanten Zusatzkosten

Der Wert, der in der Spalte angezeigt wird, berücksichtigt die eingestellte Fälligkeit (Beginn, Ende, Proportional). Ist Beginn eingestellt, dann werden die Werte am ersten Tag der Aktivität eingerechnet und am letzten Tag, wenn Ende gesetzt ist. Haben Sie Proportional eingestellt, wird der Wert entsprechend der Dauer gleichmäßig aufgeteilt.

Zusatzkosten-Ist = Summe aller angegebenen Ist-Zusatzkosten

Der Wert, der in der Spalte angezeigt wird, richtet sich danach, was Sie unter Buchungsdatum eingestellt haben. Das heißt: Nur am Buchungstag haben Sie einen Wert, ansonsten ist der Wert 0.

Zusatzkosten-kumuliert Plan = Summe der geplanten Zusatzkosten aller Kinder

Zusatzkosten-kumuliert Ist = Summe der Ist-Zusatzkosten + Summe der Ist-Zusatzkosten aller Kind-Aktivitäten

Dieser Wert kann als Gesamt-Ist-Kosten der Aktivität betrachtet werden.

Zusatzkosten-Plan-Rest = Zusatzkosten-Plan – Zusatzkosten kumuliert-Plan 

Zusatzkosten-Differenz Plan Ist = Zusatzkosten-Plan – Zusatzkosten-Ist

Zusatzkosten kumuliert-Differenz Plan Ist = (Zusatzkosten kumuliert-Plan + Zusatzkosten-Plan) – Zusatzkosten kumuliert -Ist
Fixierte und Nicht fixierte Aktivitäten
Bei der Berechnung wird zwischen fixierten und nicht fixierten Aktivitäten unterschieden. Für die Zusatzkosten gilt: Ist die Aktivität fixiert, werden die eigenen Kosten summiert und angezeigt. Handelt es sich um eine nicht fixierte Aktivität, werden die Kosten der Kind-Aktivitäten summiert und angezeigt.
Eine Aktivität gilt als fixiert, wenn für die Aktivität die Berechnungsart Aufwand, Dauer, Termine fixieren bzw. Aufwand, Dauer fixieren, Termine automatisch berechnen eingestellt ist. Eine Aktivität ist nicht fixiert, wenn für die Aktivität die Berechnungsart Aufwand, Dauer, Termine automatisch berechnen eingestellt ist.

Personalkosten

Die Personalkosten berechnen sich aus der eingestellten Projektverfügbarkeit und der Stundensätze, die für die Mitarbeiter angegeben wurden. Stundensätze werden für jeden einzelnen Projektmitarbeiter definiert. Gilt ein Stundensatz für alle Projektmitarbeiter können Sie auch in den Projekteigenschaften einen internen und externen Stundensatz definieren und diesen auf die Mitarbeiter übertragen.

Berechnung

Die Werte in den einzelnen Spalten werden wie folgt berechnet:

Personalkosten intern-Plan = Summe aller geplanten Personalkosten

Personalkosten intern-Ist = Summe der für die Aktivität erfassten Zeiten der Mitarbeiter

Neben den erfassten Zeiten des eingestellten Zeitraums werden auch Zeiten von Benutzern berücksichtigt, die früher der Aktivität zugeordnet waren.

Personalkosten intern kumuliert-Plan = Summe der geplanten internen Personalkosten der Kindaktivitäten

Fixierte Aktivitäten werden als Blattaktivitäten behandelt.

Personalkosten intern kumuliert-Ist = Summe der Ist-Personalkosten + Summe der Ist-Personalkosten aller Kindaktivitäten

Personalkosten intern-Differenz Plan Ist = Personalkosten intern-Plan – Personalkosten intern kumuliert-Ist

Personalkosten intern-Rest = Personalkosten intern – Plan – Personalkosten intern kumuliert – Plan
Fixierte und Nicht fixierte Aktivitäten
Bei der Berechnung wird zwischen fixierten und nicht fixierten Aktivitäten unterschieden. Für die Personalkosten gilt: Ist die Aktivität fixiert, werden die eigenen Kosten summiert und angezeigt. Handelt es sich um eine nicht fixierte Aktivität, werden die Kosten der Kind-Aktivitäten summiert und angezeigt.
Eine Aktivität gilt als fixiert, wenn für die Aktivität die Berechnungsart Aufwand, Dauer, Termine fixieren bzw. Aufwand, Dauer fixieren, Termine automatisch berechnen eingestellt ist. Eine Aktivität ist nicht fixiert, wenn für die Aktivität die Berechnungsart Aufwand, Dauer, Termine automatisch berechnen eingestellt ist.

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