Sicht „Mitarbeiteranwesenheit“
In dieser Sicht können Mitarbeiter ihre Komm- und Gehzeiten eintragen. Zusätzlich können Pausen eingetragen werden. Das System berechnet die Arbeitszeit sowie eventuell anfallende Überstunden automatisch und zeigt sie an.
Die Sicht öffnet sich:
- über das Persönliche Menü mit dem Befehl Mitarbeiteranwesenheit
Die Sicht
In der Sicht haben Sie folgende Optionen:
Vorheriger Monat
Wechselt in den vorherigen Monat
Nächster Monat
Wechselt in den nächsten Monat
Aktueller Monat
Setzt die Anzeige auf den aktuellen Monat
Exportieren
Exportiert die Sicht nach MS Excel und öffnet die Datei
Historie des aktuellen Monats anzeigen
Öffnet die Historie des eingestelltes Monats
Aktualisieren
Manuelle Aktualisierung der Sicht
Die Sicht wird immer im aktuellen Monat geöffnet.
Die einzelnen Tage eines Monats werden in der Spalte Datum untereinander angezeigt. Daneben befinden sich die Spalten Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pause, Dauer und Überstunden.
Monat auswählen
Im oberen rechten Bereich der Sicht wird der aktuell angezeigte Monat dargestellt.
Standardmäßig wird beim Öffnen der Sicht der aktuelle Monat geladen. Mit den Pfeil-Schaltflächen wechseln Sie zum vorherigen oder nächsten Monat. Über die Schaltfläche Aktueller Monat kehren Sie jederzeit zum aktuellen Monat zurück.
Zeiten erfassen
Tragen Sie im mittleren Bereich die Komm- und Gehzeiten in die entsprechenden Zellen ein. Doppelklicken Sie dazu in die entsprechende Zelle.
Die Eingabe wird direkt gespeichert, wenn die Zelle verlassen oder die Enter-Taste gedrückt wird. Alternativ können Sie auch die Tab-Taste nutzen, um innerhalb einer Zeile zur nächsten Zelle zu wechseln.
Bei der Eingabe von Uhrzeiten müssen Stunden und Minuten nicht durch einen Doppelpunkt getrennt werden. Für 09:00 Uhr genügt beispielsweise die Eingabe 9, für 09:25 Uhr die Eingabe 925.
Wird eine Eingabe vom Tool nicht akzeptiert, erhalten Sie in der Ausgabe eine Information darüber, warum die Eingabe scheiterte.
Achten Sie insbesondere darauf, dass sich Zeiträume nicht überschneiden und die eingetragene Pause nicht länger ist als die Arbeitszeit. Auch wenn die Pause länger als die eingetragene Arbeitszeit ist, wird eine Meldung ausgegeben.
Arbeitszeiten
Im unteren Bereich der Sicht werden die bereits erfassten Ist-Zeiten (Ist) sowie die Soll-Zeiten (Soll) angezeigt.
Unter Aktueller Monat sehen Sie außerdem die Summe der Stunden, die bis zum aktuellen Tag erfasst sein sollten.
Historie anzeigen (ab Version 9.5)
Sie können die Historie für den aktuellen Monat oder für einen einzelnen Tag anzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Historie des aktuellen Monats anzeigen, um alle Historieneinträge des ausgewählten Monats anzuzeigen.
Möchten Sie nur die Historie eines bestimmten Tages einsehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Zeile und wählen Sie den Befehl Revision bearbeiten → Historie anzeigen.
Arbeitsfreie Tage und Arbeitstage
Feiertage, Urlaubstage und Wochenenden sind farblich etwas dunkler als Arbeitstage.
Auch an diesen Tagen können Arbeitszeiten erfasst werden. Die eingetragene Zeit an einem arbeitsfreien Tage wird anschließend in der Spalte Überstunden ausgewiesen.
Arbeitstage aufteilen
Möchten Sie einen Tag in mehrere Zeitabschnitte unterteilen, klicken Sie in der Spalte Zeitraum hinzufügen/ entfernen auf Die Plus-Schaltfläche. Die Schaltfläche erscheint, sobald Sie den Mauszeiger über eine Zeile bewegen.
Bevor Sie einen weiteren Zeitraum hinzufügen können, müssen für den Tag bereits Komm- und Gehzeiten eingetragen worden sein.
Zeilen, die hinzugefügt wurden, können genauso wieder entfernt werden. Fahren Sie mit der Maus über die Zeile und klicken anschließend in der Spalte Zeitraum hinzufügen/ entfernen auf die Löschen-Schaltfläche.
Pausenregelung
Pausen werden in Minuten angegeben. Nach den gesetzlichen Vorgaben ist bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden eine Pause von mindestens 30 Minuten erforderlich. Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden beträgt die Mindestpause 45 Minuten.
Das System prüft diese Vorgaben automatisch.
Standardmäßig ist der Pausenwert 0. Ist eine Pause erforderlich, wurde jedoch keine oder eine zu kurze Pause eingetragen, wird der Wert in der Spalte Pause (in min) rot dargestellt.
Die eingetragene Pausenzeit wird von der berechneten Arbeitszeit abgezogen.
Hinweis zu automatischen Pausen
Wenn Sie einen Arbeitstag in verschiedene Zeiträume aufteilen, dann werden die Zeiträume zwischen den Zeiten automatisch als Pausenzeit gewertet. Das heißt, Sie müssen in der Spalte Pause (in min) keinen weiteren Wert eintragen. Tragen Sie dennoch einen Wert ein, wird dieser zum berechneten Pausenwert dazugezählt.
Beispiel: An einem Donnerstag hat ein Mitarbeiter insgesamt 10 Stunden und 4 Minuten gearbeitet. Bei dieser Arbeitszeit ist vorgeschrieben, dass eine Pause von mindestens 45 Minuten erfolgen muss. Es ist zu sehen, dass die Pausenzeiten von 15 Minuten, 10 Minuten und 9 Minuten eine Summe von 34 Minuten ergibt. Das sind 11 Minuten zu wenig. Dennoch wird kein Pausenwert farblich markiert. Das liegt daran, dass die Zeiträume zwischen den Zeiten ebenfalls als Pausen gesehen werden. Summiert man diese, wird ein zusätzlicher Pausenwert von 20 Minuten ermittelt. Das ergibt einen Gesamt-Pausenwert von 54 Minuten.
