Projekt planen und überwachen
In einem Projekt ist es nicht unüblich, dass sich im Laufe des Projektes die Anforderungen und Ziele der Kunden ändern, die Ressourcenverfügbarkeit angepasst werden muss, weil Mitarbeiter ausfallen oder Urlaub haben oder der Zeitplan nicht gehalten werden kann, weil Sprints länger dauern als geplant. All diese Sachen führen dazu, dass der Projektplan regelmäßig aktualisiert bzw. angepasst werden muss.
Ein Projekt zu steuern, bedeutet, auf Änderungen zu reagieren und bildet somit die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers während der Projektdurchführung. Er muss die Entwicklung im Blick haben und die gesetzten Planwerte des Projekts, wie Termine, Kosten, Ergebnisse, möglichst nahe an den Planwerten halten.
Als Verantwortlicher brauchen Sie dafür eindeutige Sichten, um den Fortschritt zu überwachen oder um rechtzeitig eingreifen zu können. objectiF RPM unterstützt Sie dabei, den aktuellen Projektplan im Blick zu behalten, um auf Änderungen aller Art reagieren zu können.
Berechnungs- und Planungsart definieren
In den Einstellungen eines Projektes kann eingestellt werden, welche Berechnungs- und Planungsart für Aktivitäten verwendet werden soll. Berechnungs- und Planungsart sind in objectiF RPM eng miteinander verknüpft. Daher wird empfohlen, sich genau zu überlegen, wie das Projekt und die Aktivitäten berechnet und welche feste Größe für die Berechnung verwendet werden soll.
Die Berechnungs- und Planungsart, die für ein Projekt eingestellt wird, wird beim Anlegen neuer Aktivitäten an diese weitervererbt. Sobald zu einer Aktivität untergeordnete Aktivitäten angelegt werden, übernehmen diese die Berechnungsart der übergeordneten Aktivität. Im Bearbeitungsdialog einer Aktivität kann diese Einstellung geändert werden.
Die initiale Dauer Ihres Projektes wird durch die Projektvorlage vorgegeben. Abhängig davon, auf welcher Projektvorlage Ihr Projekt basiert, müssen Sie ggf. die Projektberechnung umstellen.
- Öffnen Sie den Projektplan und wählen über das Kontextmenü der obersten Aktivität den Befehl Bearbeiten.
- Im oberen Bereich des Bearbeitungsdialogs finden Sie Angaben zu Dauer, Aufwand und Termine, die aus der Projektvorlage stammen. Wenn die Felder einen farbigen Hintergrund haben, können Sie die Werte ändern. Unabhängig davon, welche Berechnungsart eingestellt, der Wert, den Sie ändern, entscheidet darüber, welche anderen Werte neu berechnet werden.
Wenn sich bspw. ein Wert, wie die Dauer, nicht ändern lässt, wechseln Sie in die Registerkarte Berechnung und stellen über das Dropdown-Menü den Wert auf Aufwand und Dauer fixieren, Termine automatisch berechnen. Die Eingabefelder sind jetzt bearbeitbar und sobald Sie einen Wert ändern und das Eingabefeld verlassen, werden die restlichen zwei Wert berechnet.
Aufwand, Dauer und Termine fixieren
Wenn das Projekt einen festen zeitlichen Rahmen hat und dieser nicht verschoben werden darf, dann stellen Sie auf der obersten Aktivität unter Berechnung die Planungsart Aufwand, Dauer, Termine fixieren ein. Diese Option sorgt dafür, dass die Dauer des Projektes nicht aus seinen untergeordneten Aktivitäten berechnet wird, sondern gemäß der Einstellung „fix“ bleibt – sich also nicht ändert. Solange die untergeordneten Aktivitäten, die Dauer der übergeordneten Aktivität nicht überschreitet, wird ein grüner Balken angezeigt. Der grüne Balken signalisiert, dass alles nach Plan verläuft.
Wenn der Aufwand, die Dauer oder die Zuordnung der Mitarbeiter einer Aktivität geändert wird, werden die anderen Werte neu berechnet. Die Aktivität selbst wird nicht neu berechnet, da sie fixiert ist. Hier ist zu beachten, dass es durch die Einstellung zu Verletzungen von Kontrollflüssen kommen kann, wenn bspw. ein Meilenstein ebenfalls fixiert ist.
Die oberste Aktivität ist eine fixierte Sammelaktivität.
Überschreiten die untergeordneten Aktivitäten, die Dauer der übergeordneten Aktivität, dann wird der Balken orange. Das zeigt Ihnen, dass der zeitliche Rahmen nicht eingehalten wird. Sie können darauf reagieren, indem Sie die Aktivitäten in ihrer Dauer anpassen.
Aufwand, Dauer und Termine nicht fixieren
Wenn das Ende eines Projekt keine zeitliche Begrenzung hat, stellen Sie auf der obersten Aktivität unter Berechnung die Planungsart Aufwand, Dauer, Termine automatisch berechnen ein. Diese Option sorgt dafür, dass die Dauer des Projektes aus seinen untergeordneten Aktivitäten berechnet wird. Die Aktivität wird zu einer Sammelaktivität, die sich automatisch die Gesamtdauer der untergeordneten Aktivitäten anpasst.
Aufwand und Dauer fixieren
Diese Planungsart fixiert das Start- und das Enddatum. Wenn der Aufwand sich ändert, wird der Mitarbeitereinsatz neu berechnet. Wird stattdessen der Mitarbeitereinsatz geändert, berechnet sich der Aufwand neu. Start- und Enddatum bleiben jeweils konstant.
Kommt es zu einer Neuberechnung des Projektes werden die Start- bzw. Endtermine neu berechnet, wenn Kontrollflüsse der Vorgänger- oder Nachfolgeaktivitäten sich ändern. Der Aufwand und die Dauer bleiben konstant.
Abhängig von Ihrem Projekt können Sie diese Einstellung für jede einzelne Aktivität vornehmen.
Aktivitäten verschieben
Aktivitäten können Sie – sofern Sie nicht fixiert sind oder eine Abhängigkeit zu anderen Aktivitäten haben – einfach im Projektplan verschieben. Ziehen Sie sie mit der gedrückter Maustaste an eine andere Stelle.
Oder Sie öffnen den Bearbeitungsdialog und ändern das Datum. Sobald Sie speichern, wird die Aktivität im Projektplan verschoben.
Aktivitäten auf dem kritischen Pfad
Wenn Sie eine Sicht mit Aktivitäten öffnen und Aktivitäten orange eingefärbt sind, ist das ein Zeichen dafür, dass das Projekt oder einzelne Aktivitäten nicht wie geplant gestartet sind oder beendet wurden. Aber auch wenn sich abhängige Aktivitäten terminlich überschneiden, werden die Aktivitätsnamen orange angezeigt.
In einem Tooltip wird Ihnen ab der Version 7.2 angezeigt, warum die Aktivität nicht im Plan liegt. Fahren Sie dazu mit Maus über den Namen der Aktivität.
Wenn in Sichten vom Typ Projektplan und Aktivitätsplan die Option Kritischen Pfad anzeigen markiert ist, dann werden Aktivitäten, die nicht nach Plan verlaufen als kritisch markiert. Das rote Aktivitätsicon und fett markierte Aktivitätsnamen zeigen an, welche Aktivitäten sich auf dem kritischen Pfad befinden. Aktivitäten, die auf dem kritischen Pfad liegen, können Sie auch als Netzplan exportieren.
Wenn der kritische Pfad nicht permanent angezeigt werden soll, können Sie ihn ab Version 7.4 auch über eine Schaltfläche einblenden und mit einem erneuten Klick auf die Schaltfläche wieder ausblenden.
Sichten
Neben den Sichten Earned Value Anlayse, Netzplan, Dashboard oder Cumulative Flow Diagram können Sie in objectiF RPM auch Sichten und Abfragen erstellen, die Ihnen zu verschiedenen Aspekten (wie Kosten, Anforderungen, Mitarbeiter, Ein- und Ausgaben von Aktivitäten) gefilterte oder ungefilterte Informationen liefern.
Sichten zu Anforderungen – wie ist der Bearbeitungszustand
Erstellen Sie sich Sichten, in der Sie sehen, welche Anforderungen in einer Aktivität eingeplant sind, welchen Bearbeitungszustand die Anforderungen haben und welchem Mitarbeiter die Anforderungen zugeordnet sind.
Wenn Sie in Ihrem Projekt Aktivitäten agil planen, wird Ihnen automatisch im Gantt-Chart angezeigt, ob in der Aktivität zu viele Anforderungen eingeplant sind oder ob noch welche hinzugefügt werden können.
Sichten zu Mitarbeiter – wie ist die Auslastung
Erstellen Sie eine Sicht, über der Sie sehen, ob Mitarbeiter über- oder unterlastet sind.
Sichten zu Kosten – wie teuer wird das Projekt
Sie können Sichten erstellen, die die Ihnen bspw. zum Projektbudget die Plan-/ Ist-Kosten oder die Zusatzkosten anzeigt und gleichzeitig berechnet, wie viel des Budgets Ihnen noch zur Verfügung steht bzw. wie viel Sie verbraucht haben.
Projektplan vergleichen
Erstellen Sie regelmäßig Revisionen von Ihrem Projektplan, um sie später mit dem aktuellen Plan zu vergleichen und zu sehen, was sich geändert hat bzw. welche Aktivitäten sich verschoben haben.
Projektplan neu berechnen
Nachdem Sie Änderungen am Projektplan vorgenommen haben, können Sie den Projektplan neu berechnen lassen. Klicken Sie dazu in einem Projektplan auf die Schaltfläche Alle Aktivitäten erneut berechnen.
Sie können auch im Task Manager den Task Terminfälligkeit prüfen einrichten, der zu einem bestimmten Zeitpunkt den Projektplan automatisch neu berechnet.