E-Mail per Aktion versenden
Über Zustandsaktionen können Mitarbeiter informiert werden, dass ein Element seinen Zustand geändert hat. Standardmäßig werden diese Nachrichten als Systemnachrichten versendet. Benutzer mit dem Recht Zugang zum Fenster Einstellungen und Zustandsautomaten bearbeiten können, haben die Möglichkeit für Systemnachrichten einen Text zu definieren.
Der Dialog öffnet sich im Dialog Zustandsübergang bearbeiten über die Registerkarte Aktionen:
- wenn in der Aktion Bearbeiter benachrichtigen auf Standardtext geklickt wird
- wenn in der Aktion Projektgruppe benachrichtigen auf Standardtext geklickt wird
- wenn in der Aktion Projektmitarbeiter benachrichtigen auf Standardtext geklickt wird
- wenn in der Aktion zugeordnete Projektmitarbeiter benachrichtigen auf Standardtext geklickt wird
Der Dialog
Platzhalter Über das Dropdown-Menü werden verschiedene Platzhalter angeboten, die in den Text eingefügt werden können. Standardmäßig ist für den Betreff und den Mitteilungstext der Platzhalter <Standardtext für Aktion> vorausgewählt. Folgende Platzhalter können in die Betreffzeile und den Text verwendet werden:
| <Standardtext für Aktion> | Das Element „Name des Elements“ (Stereotyp des Elements) befindet sich jetzt im Zustand „neuer Zustand“. Darunter wird die Person aufgelistet, die die Aktion ausgelöst hat, sowie ein Link zum Element. |
| <Empfänger> | Name des Benutzers, der die E-Mail erhält |
| <Angemeldeter Benutzer> | Name des Benutzers, der den Zustandswechsel auslöst |
| <Projektname> | Name des aktuellen Projektes |
| <Organisationsname> | Name der aktuellen Organisation |
Eigenschaften Über das Dropdown-Menü werden weitere Platzhalter angeboten, die sich auf das Element beziehen, auf dem die Aktion ausgeführt wurde.
| <Identifikator> | Id des Elements |
| <Name> | Name des Elements |
| <Stereotyp> | Stereotyp des Elements |
| <Ausgangszustand> | Zustand des Elements vor dem Zustandswechsel |
| <Zielzustand> | aktueller Zustand des Elements |
| <Web-Link zu Produkt> | Link zum Element für das Öffnen im Web-Client |
| <Link zum Antworten> | E-Mail-Rückgabelink, Per Klick auf den Link wird eine leere Nachricht geöffnet. |
| <Erstellender Benutzer> | Name des Benutzers, der das Element angelegt hat. |
Registerkarte „E-Mail“
In dieser Registerkarte bestimmen Sie den Text, der in einer E-Mail versendet werden soll. Eine E-Mail wird versendet, wenn ein Benutzer zusätzlich zu einer Systemnachricht auch eine E-Mail erhalten möchte.
Damit die E-Mail verschickt werden kann, muss eine gültige E-Mailadresse im Dialog des Mitarbeiters hinterlegt sein.
Registerkarte „Systembenachrichtigung“ (ab Version 7.2)
Hier definieren Sie den Text, der standardmäßig bei einer Systembenachrichtigung versendet werden soll. Eine Systemnachricht wird versendet, wenn eine Aktion vom Typ Bearbeiter benachrichtigen, zugeordnete Projektmitarbeiter benachrichtigen, Projektmitarbeiter benachrichtigen und Projektgruppe benachrichtigen ausgelöst wird.
Systemnachrichten werden intern versendet und benötigen keine E-Mailadresse. Sie werden im Messenger in einem eigenen Chat gelistet.