Aktivitätstermine nach Exchange für Outlook exportieren

Sie können Aktivitäten in einen Outlook-Kalender übernehmen.

Kalender für das Erstellen von Terminen freigeben

Damit Aktivitätstermine in Outlook angelegt werden können, muss der Outlook-Kalender für andere Personen freigeben werden.

1. Öffnen Sie dazu Outlook.
2. Wechseln Sie in die Registerkarte Start und wählen im Kontextmenübefehl eines Kalenderordners den Befehl Eigenschaften.

3. Im Eigenschaftsdialog des Kalenders wechseln Sie in die Registerkarte Berechtigungen.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen aus dem Adressbuch das entsprechende Konto aus, das in objectiF RPM in der Mailbox-Konfiguration als Exchange-Konto hinterlegt ist. 
5. Klicken Sie erneut auf Hinzufügen.

6. Schließen Sie den Dialog mit OK.
7. Markieren Sie das hinzugefügte Konto und geben die Rechte wie folgt: Schreiben: Elemente erstellen und Eigene bearbeiten sowie Elemente löschen: Eigene.

8. Bestätigen Sie den Dialog mit OK.

Aktivitäten in den Kalender übernehmen

Um Aktivitäten in einen Outlook-Kalender zu übernehmen, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Automatisch: über einen Task oder einen Zustandsaktion
• Manuell: über einen Kontextmenübefehl

Automatische Übernahme per Zustandsaktion

1. Öffnen Sie das Fenster Einstellungen.
2. Gehen Sie ins Package Zustandsautomaten und doppelklicken Sie den Zustandsautomaten …für Aktivität.
3. Wählen Sie im gewünschten Zustand den Kontextmenübefehl Bearbeiten.

4. Wechseln Sie in eine der Registerkarten Eingangs-, Zustands- oder Ausgangs-Aktionen.
5. Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche hinter Termine nach Exchange exportieren.
6. Schließen Sie den Dialog mit OK.

Automatische Übernahme per Task 

Die Aktivitätstermine werden über einen Task nach Outlook exportiert. Stellen Sie sicher, dass der Task-Manager für das Projekt freigeschaltet ist.

1. Wählen Sie im Kontextspezifischen Menü eines Projekts den Befehl Projekt → Einstellungen → Task Manager öffnen.
2. Klicken Sie in der Sicht Task Manager auf die Plus-Schaltfläche.
3. Erstellen Sie den Task Termine nach Exchange exportieren.
4. Die Aktivität wird als Termin in den Kalender eingetragen.

Manuelle Übernahme per Befehl

• Öffnen Sie das Kontextmenü der gewünschten Aktivität und wählen den Befehl Teilen → Nach Exchange exportieren
  Der Termin wird über die gesamte Dauer der Aktivität in den Kalender eingetragen.

Anzeige der Aktivitäten in Outlook

Beim Export werden folgende Daten übernommen: der Name der Aktivität als Betreff, das Start- und Enddatum (bzw. die gesamte Dauer), die Zuordnung zum Kalender aller beteiligten Mitarbeiter, eine eventuell hinterlegte Beschreibung sowie ein objectiF RPM-Link zur Aktivität im Anhang des Termins. Durch Doppelklicken auf den Eintrag im Kalender öffnet sich der Termin, in dem die Link-Datei zur Aktivität enthalten ist.

Wenn Sie den Eintrag doppelklicken, öffnet sich der Termin und Sie finden eine Link-Datei zur Aktivität.