Ab Version 6.1 möglich

Sind Projektmitarbeiter einer Aktivität zugeordnet, dann können Sie über einen Task, einen Befehl oder über eine Zustandsaktion das Start- und Enddatum der Aktivität in den Outlook-Kalender des Mitarbeiters übertragen. Ist zu der Aktivität eine Beschreibung hinterlegt, wird diese ebenfalls importiert.

Kalender für das Erstellen von Terminen freigeben

Damit die Aktivitätstermine in Outlook angelegt werden können, müssen Sie den Outlook-Kalender für andere Personen freigeben.

1. Öffnen Sie Outlook.
2.  Wechseln Sie in die Registerkarte Start und wählen über einen Kalenderordner den Kontextmenübefehl Eigenschaften aus.

3. Im Eigenschaftsdialog des Kalenders wechseln Sie in die Registerkarte Berechtigungen.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen aus dem Adressbuch das entsprechende Konto aus, das in objectiF RPM in der Mailbox-Konfiguration als Exchange-Konto hinterlegt ist. 
5. Klicken Sie erneut auf Hinzufügen.

6. Schließen Sie den Dialog mit OK.
7. Markieren Sie das hinzugefügte Konto und geben die Rechte wie folgt: Schreiben: Elemente erstellen und Eigene bearbeiten sowie Elemente löschen: Eigene.

8. Bestätigen Sie den Dialog mit OK.

Aktivitäten in den Kalender übernehmen

Um Aktivitäten in einen Outlock-Kalender zu übernehmen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Möchten Sie, dass der Vorgang automatisch durchgeführt wird, definieren Sie eine Zustandsaktion oder einen Task. Für die manuelle Übernahme wird Ihnen ein Kontextmenübefehl angeboten.

Aktion definieren

1. Öffnen Sie das Fenster Einstellungen.
2. Gehen Sie ins Package Zustandsautomaten und doppelklicken Sie den Zustandsautomaten …für Aktivität.
3. Wählen Sie über den gewünschten Zustand den Kontextmenübefehl Bearbeiten.

4. Wechseln Sie in eine der Registerkarten Eingangs-, Zustands- oder Ausgangs-Aktionen.
5. Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche hinter Termine nach Exchange exportieren.
6. Schließen Sie den Dialog mit OK.

Task anlegen

Die Aktivitätstermine werden über einen Task nach Outlook exportiert. Stellen Sie sicher, dass der Task Manager für das Projekt freigeschaltet ist.

1. Öffnen Sie im Projekt das Backstage-Menü und wählen Projekt/ Task Manager.
2. Klicken Sie in der Sicht Task Manager auf die Plus-Schaltfläche.
3. Erstellen Sie den Task Termine nach Exchange exportieren.
4. Die Aktivität wird als Termin in den Kalender eingetragen.

Befehl wählen

Neben der Aktion und den Task können Sie die Termine auch per Kontextmenübefehl übertragen.

• Wählen Sie über das Kontextmenü der Aktivität den Befehl Teilen/ Nach Exchange exportieren
• Der Termin wird über die gesamte Dauer der Aktivität in den Kalender eingetragen.

Aktivitäten als Termine in Outlook anzeigen

Die Dauer der Aktivität wird in den Kalender der zugeordneten Mitarbeiter eingetragen. Im Anhang des Termins befindet sich ein objectiF RPM-Link zur Aktivität. Enthält die Aktivität eine Beschreibung, wird diese ebenfalls übertragen.

Wenn Sie den Eintrag doppelklicken, öffnet sich der Termin und Sie finden eine Link-Datei zur Aktivität.